• Zentrale Verwaltung: aller Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Auftragsverarbeitungsverträge.
• Automatische Workflows für Betroffenenanfragen, Datenpannen, Löschfristen
• Dashboard und Reporting für schnellen Überblick und Nachweisführung
• Versionierung von Dokumenten und Richtlinien
• Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten
• Vorlagen für gängige Prozesse (idealerweise juristisch geprüft)
• Schnittstellen zu anderen Systemen (Asset-Management, ISMS-Tools)

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

Bedarf klären:

• Welches Problem soll die Software lösen?
• Reicht ein einfaches System für Verarbeitungsverzeichnis und TOMs, oder werden komplexere Workflows, Ticketsysteme und Prozessautomatisierung benötigt?

Skalierbarkeit: Viele Anbieter bieten modulare Systeme an. Man startet mit Basismodulen und kann bei Bedarf erweitern.

Deployment-Model:

• On-Premise, SaaS oder Cloud?
• Das hängt von eigenen IT-Kapazitäten, Wartungsanforderungen und Sicherheitsbedürfnissen ab.

Integration:

• Soll das DSMS isoliert laufen oder mit IT-Sicherheitstools kombiniert werden?
• Eine integrierte Lösung spart Arbeit, stellt aber höhere Sicherheitsanforderungen,

Usability:

• Wenn mehrere Mitarbeitende mit der Software arbeiten sollen, muss die Bedienung intuitiv sein. Komplizierte Tools werden nicht genutzt.

Anbieter-Stabilitä: Große Anbieter bieten mehr Sicherheit und Bestandsgarantie. Kleinere können dafür individueller betreuen. Wichtig: Klären Sie vor Vertragsschluss, wie Datenexporte funktionieren, falls Sie den Anbieter wechseln wollen.

Standort des Anbieters: Anbieter aus Drittländern außerhalb der EU sollten vermieden werden – sie kennen oft die Feinheiten der DSGVO nicht ausreichend, und Datenübermittlungen in Drittländer schaffen zusätzliche rechtliche Probleme.

Marktüberblick 2026

Der DSMS-Markt ist seit Einführung der DSGVO erheblich gewachsen. Zu den etablierten Lösungen gehören unter anderem:

Keyed: Intuitive Cloud-Lösung mit über 300 Vorlagen, automatisierten Workflows, speziell für KMU und Konzerne [11]
caralegal: Umfassende Plattform mit Gap-Analysen und Integration in Beratungsleistungen[^12]
Compliance Aspekte: DSMS mit KI-Assistent “Helga” und Integration von Datenschutz und Informationssicherheit [13]
– **Proliance 360**: Software mit Gap-Analyse und ISO 27701-Ausrichtung [14]
DSEV Tool: Automatisierte Lösung mit 110 fertigen Verarbeitungstätigkeiten[15]

 Der Weg zum funktionierenden Datenschutzmanagement

Ein DSMS aufzubauen ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Die typischen Schritte:

1.Bestandsaufnahme: Welche Datenverarbeitungen gibt es? Wo liegen die Risiken?
2. Gap-Analyse: Was fehlt noch zur vollständigen DSGVO-Compliance?
3. Priorisierung: Welche Lücken müssen zuerst geschlossen werden?
4. Dokumentation: Richtlinien, Prozesse und Verfahren festlegen
5.Implementierung: Maßnahmen umsetzen, Mitarbeitende schulen
6. Kontinuierliche Verbesserung: Nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) regelmäßig überprüfen und anpassen

Wichtig: Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für das DSMS. Datenschutzbeauftragte beraten und überwachen, aber die strategische Verantwortung liegt bei der Unternehmensleitung.

Fazit: Datenschutzmanagement als strategischer Vorteil

Die regulatorische Landschaft wird 2026 nicht einfacher. Mit NIS2, KI-Verordnung, Data Act und möglicherweise weiteren Anpassungen der DSGVO durch den Digital Omnibus stehen Unternehmen vor der Aufgabe, Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Governance integriert zu denken.

Ein professionelles Datenschutzmanagementsystem ist dabei kein Nice-to-have mehr, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit. Es schützt vor Bußgeldern, die schnell existenzbedrohend werden können. Es schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. Und es sorgt dafür, dass Unternehmen auf Anfragen von Aufsichtsbehörden oder Betroffenen professionell reagieren können.

Wer heute in ein gutes Datenschutzmanagementsystem investiert, investiert in die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens.

Quellen (Auswahl)