Die DSGVO schreibt zwar kein explizites Datenschutzmanagementsystem vor. Aber die Anforderungen der Verordnung sind ohne ein strukturiertes DSM praktisch nicht zu erfüllen – vor allem nicht nachweisbar. Und genau darauf kommt es an, denn die Beweislast liegt beim Unternehmen (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Jedes Unternehmen muss dokumentieren, welche personenbezogenen Daten es wie verarbeitet – vom Bewerbermanagement über den Newsletter bis zur Zahlungsabwicklung. Die Aufsichtsbehörde kann dieses Verzeichnis jederzeit anfordern.
Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO): Verantwortliche müssen nachweisen können, dass sie die Datenschutzgrundsätze einhalten. Das funktioniert nur mit lückenloser Dokumentation.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): Welche Sicherheitsmaßnahmen sind angemessen? Das hängt vom Risiko ab – und muss dokumentiert werden.
Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO): Bei Verarbeitungen mit hohem Risiko ist eine strukturierte Bewertung Pflicht.
Informationspflichten (Art. 13 DSGVO): Betroffene müssen umfassend informiert werden – und dafür braucht man erst mal einen Überblick über alle Verarbeitungsvorgänge.
Meldepflichten bei Datenpannen (Art. 33 DSGVO): Datenschutzverletzungen müssen dokumentiert werden – unabhängig davon, ob sie meldepflichtig sind oder nicht.
Das Jahr 2025 hat die Compliance-Landschaft grundlegend verändert. Datenschutz ist jetzt untrennbar mit Informationssicherheit und KI-Governance verbunden:
NIS2-Richtlinie: Seit Dezember 2025 in Deutschland in Kraft, betrifft über 160.000 Organisationen. Die Anforderungen an Cybersicherheit und Risikomanagement sind deutlich gestiegen – und wirken direkt auf Art. 32 DSGVO ein.[1]
EU-KI-Verordnung (AI Act): Die ersten Verbote gelten seit Februar 2025, weitere Regelungen für Hochrisiko-KI folgen schrittweise bis 2027. Unternehmen müssen ihre KI-Systeme klassifizieren und dokumentieren.[2]
Data Act: Regelt seit Januar 2025 den Umgang mit Nicht-Personendaten und schafft neue Anforderungen für Dateninteroperabilität.
Digital Omnibus: Die EU-Kommission arbeitet an Vereinfachungen der DSGVO, gleichzeitig werden aber die Schnittstellen zwischen DSGVO, Data Act und AI Act komplexer.[3]
Wer glaubt, Bußgelder seien nur ein theoretisches Risiko, sollte sich die aktuellen Zahlen ansehen:
Das höchste deutsche Bußgeld 2025: 45 Millionen Euro gegen Vodafone wegen unzureichender Kontrolle von Partneragenturen.[8]
Besonders bemerkenswert: Die Aufsichtsbehörden nehmen zunehmend auch die persönliche Haftung von Führungskräften ins Visier. Die niederländische Datenschutzbehörde prüft beispielsweise, ob Geschäftsführer persönlich für Datenschutzverstöße haftbar gemacht werden können.[9]
Neben der Pflichterfüllung bringt professionelles Datenschutzmanagement handfeste Vorteile:
Früherkennung von Risiken: Kritische Verarbeitungsvorgänge werden erkannt, bevor sie zum Problem werden. Das vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden.
Effiziente Betroffenenrechte: Wenn jemand Auskunft über seine Daten verlangt oder eine Löschung fordert, muss das schnell gehen. Ein strukturiertes DSM macht das möglich. Gerichte haben bereits 500 Euro Schadensersatz zugesprochen, weil eine vollständige Auskunft nicht innerhalb eines Monats erteilt wurde.[10]
Bessere Position bei Behördenprüfungen: Wer bei einer Kontrolle alle Informationen griffbereit hat und ein nachweisbares Datenschutzmanagement vorweisen kann, wird in Bußgeldverfahren milder behandelt.
Geschäftliche Notwendigkeit: Viele Geschäftspartner und Kunden setzen ein funktionierendes Datenschutzmanagement voraus – besonders in datenintensiven Branchen.
Zertifizierungsfähigkeit: Eine Zertifizierung nach ISO 27701 oder einem DSGVO-Zertifizierungsschema ist ohne DSM nicht möglich. Und manche Unternehmen schließen nur noch Verträge mit zertifizierten Partnern.
Für kleine Unternehmen mit wenigen, einfachen Verarbeitungen reichen manchmal noch klassische Office-Tools: eine durchdachte Ordnerstruktur, Word-Dokumente und Excel-Tabellen können ausreichen.
Sobald aber die Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten steigt oder komplexere Strukturen vorliegen, wird ein professionelles Datenschutzmanagementsystem (DSMS) unverzichtbar.
[1]: activeMind AG (2025): “Was bringt 2025? Datenschutz + Informationssicherheit + KI”,
[2]: Datenschutzticker (2025): “Ausblick 2025: Was datenschutzrechtlich auf uns zukommt”,
[3]: Heuking (2024): “Digital Omnibus: Welche Änderungen im Datenschutz (DSGVO) sind zu erwarten?”,
[4]: CMS (2025): “Über eine Milliarde Euro DSGVO-Bußgelder 2025 – CMS zieht Jahresendbilanz”,
[5]: CMS (2025): “GDPR Enforcement Tracker Report 2024/2025”,[6]: Ebd.
[7]: DLA Piper (2025): “Europaweit 1,2 Milliarden Euro DSGVO-Bußgelder in 2024 verhängt”,
[8]: ODC Legal (2025): “DSGVO-Bußgelder 2025: Aktuelle Fälle, Risiken und wirksame Vermeidungsstrategien”,
[9]: DLA Piper (2025), a.a.O.
[10]: Praktische Erfahrung aus der Rechtsprechung, dokumentiert in verschiedenen Fachpublikationen zur
DSGVO-Durchsetzung
Fortsetzung
